Come conservare comodamente i documenti a casa?

Sono molte le situazioni in cui utilizziamo polizze assicurative, certificati e certificati. Pertanto, per avere a portata di mano i documenti necessari, le persone sono costrette a conservare i documenti a casa. Ma come farlo correttamente in modo che nulla vada perso o rovinato?

Quali documenti è necessario conservare?

Ogni persona moderna ha molti pezzi di carta per tutte le occasioni. Ma non vale la pena conservarli tutti.

Ecco l'elenco dei documenti che devi avere a casa:

• L'elenco si apre con passaporti e altri documenti di famiglia. Ad esempio, testamenti, certificati.
• Certificati, procure, ricevute e altre cose relative agli immobili e ai trasporti.
• Diplomi, diplomi, attestati, certificati che confermano la disponibilità dell'istruzione.
• Documenti relativi alle attività professionali: libri di lavoro, accordi, contratti.
• Risultati degli esami, polizze mediche e tessere.
• Carte di garanzia, ricevute di elettrodomestici e mobili.
• Documenti relativi alle tasse.

Separatamente è possibile selezionare documenti elettronici o semplicemente dati in formato digitale. Di norma corrispondono a uno dei punti sopra indicati e sono anch'essi soggetti a conservazione.

Per quanto tempo devono essere conservati i documenti?

I documenti possono essere divisi per tempo di conservazione. Dipende dal periodo di validità di ciascuna crosta specifica.

• Permanente. Tali documenti dovrebbero essere sempre a portata di mano.Si tratta di certificati di matrimonio, certificati di nascita, diplomi che confermano l'istruzione, dati medici, informazioni certificate da un notaio, testamenti, certificati di pensione.
• Lungo termine. Documenti per immobili, automobili e oggetti costosi. Questi includono anche documenti professionali. Qui è inoltre possibile definire assegni e incassi. Questo è qualcosa che viene memorizzato per molto tempo e rimane rilevante per un certo periodo di tempo.
• A breve termine. Si consiglia di conservare per tre anni i certificati di prestazione di medici, avvocati e insegnanti. I contratti e le dichiarazioni di utilità presuppongono lo stesso periodo.
• Inutile. Puoi immediatamente buttare via materiale didattico e informativo non necessario, istruzioni per cose studiate a fondo, fogli di calcolo, ecc.

Separatamente possiamo notare i documenti facoltativi, che però sono di grande importanza per il loro proprietario. Questi includono diari personali, appunti, fotografie e altri cimeli. Di solito queste cose durano anche a lungo.

Pertanto è consigliabile buttare via tutto ciò che attualmente non viene utilizzato e che non potrà essere utile in futuro. Per mantenere l'ordine, è necessario pulire regolarmente i contenitori ed eliminare la spazzatura accumulata, sistemando allo stesso tempo i documenti davvero importanti.

Suggerimenti per conservare i documenti essenziali

Di norma, la maggior parte delle case conserva i documenti come standard.

1. Innanzitutto, i documenti vengono ordinati per aree: casa, lavoro, medicina e altre.
2. Poi vengono inseriti in cartelle firmate, che sicuramente ti impediranno di perderti tra le carte.
3. I set risultanti vengono collocati in una scatola o borsa separata. A proposito, per comodità, spesso vengono create delle partizioni all'interno del "contenitore" per evitare che le cartelle si mescolino.Allo stesso tempo, è necessario assicurarsi che il luogo di stoccaggio sia inaccessibile a bambini e animali, ma situato in una posizione comoda per l'uso.

È una buona idea tenere separati i documenti personali utilizzati di frequente. Il tuo passaporto, la tua tessera sanitaria, il numero di identificazione fiscale (TIN) e il certificato di pensione staranno comodamente in sacchetti di plastica chiusi con cerniera. Tali confezioni sono ermetiche e manterranno il contenuto in perfetto ordine, evitando, ad esempio, che si bagni. Allo stesso tempo, i documenti relativi alla salute dovrebbero essere archiviati nel modo più accessibile possibile, in modo da non perdere tempo se sono urgentemente necessari.

È sempre una buona idea avere a casa fotocopie di documenti importanti. Esistono casi di ogni tipo e una tale riserva può aiutare in una situazione imprevista.

I documenti particolarmente importanti possono essere riposti in una cassaforte. Il mercato moderno offre un'ampia scelta di strutture di stoccaggio, quindi ogni acquirente può scegliere qualcosa di adatto. Ma è meglio conservare i documenti in una cassaforte e non in cartellette di plastica: in caso di incendio, il materiale che li compone si scioglie più velocemente della carta.

Modi non banali per archiviare documenti

La descrizione sembra noiosa? Nessun problema! Esistono modi più interessanti e convenienti per archiviare i documenti.

• • Tabellone organizzatore. Ci sono molte opzioni per un dispositivo del genere. Nella sua forma più semplice, è un pannello al quale sono attaccati i fogli tramite bottoni. Nelle versioni più complesse la lavagna può essere dotata di cassettini e supporti pensili.

• • Mini cassettiera. È esattamente uguale a una normale cassettiera, ma molto più piccola. È molto comodo archiviare i documenti al suo interno. Essendo suddivisi in diversi scomparti, non si perderanno mai! I cassetti della cassettiera possono avere diverse dimensioni: piccoli per piccoli pezzi di carta, grandi per disegni.

• • Scatola sospesa. Solo una piccola scatola o un cestino attaccato al muro come una cassetta della posta. In una cosa del genere, posizionata nel corridoio, è conveniente conservare le lettere e le ricevute portate.

• • Tasca a busta. Simile all'opzione precedente, ma non è una scatola, ma una busta. Puoi attaccarlo a un tavolo, un frigorifero, un armadio. Consente di archiviare i documenti temporaneamente necessari senza occupare spazio prezioso.

• • Cestino. No, non spazzatura, speciale, per riporre oggetti. Posizionato su un tavolo o in un armadio, può avere diversi scomparti. Un modo semplice, economico ma efficace per archiviare i documenti.

• • I documenti utilizzati di frequente possono essere conservati in una cartella della valigetta. Ha una maniglia per il trasporto. È progettato in modo che i documenti al suo interno non si sgualciscano. Tipicamente progettato per carta A4. Se necessario, per non perdere tempo a cercare le croste necessarie, puoi semplicemente prendere una cartella della valigetta e correre per affari.

Utilizziamo le tecnologie digitali

Le istruzioni per farmaci, dispositivi e attrezzature per ufficio occupano molto spazio. È molto più semplice memorizzarli elettronicamente. Per fare ciò, è necessario trovare le stesse informazioni su Internet e confrontarle con quanto disponibile sulla fonte materiale per garantirne l'identità. Puoi semplicemente scattare una foto delle istruzioni e salvarle in una cartella sul tuo computer. Devi solo selezionare quest'ultimo in modo tale da non eliminarlo accidentalmente. È meglio scrivere un'altra copia dei file risultanti su un supporto esterno, come una scheda di memoria, o inviarla al cloud storage.

Per ogni evenienza, puoi scansionare altri documenti. Ma allora dovresti preoccuparti della sicurezza del sistema elettronico da un possibile attacco di hacker. A nessuno piace che i dati personali vengano divulgati su Internet.

A proposito, è conveniente utilizzare un computer o un telefono cellulare per tenere traccia delle date di scadenza dei documenti. È sufficiente inserire semplicemente le date richieste nel “calendario” in modo che il dispositivo elettronico ti avvisi della fine del periodo di validità di una particolare crosta. Quindi non resta che eliminare la carta non necessaria.

Forse la regola principale per conservare i documenti a casa è semplice: un lavoro attento e regolare con le carte domestiche è la chiave per garantire che il documento necessario non vada perso nel momento più importante.

Non vale la pena conservare tutti i documenti. Ma sono tanti i documenti che ognuno di noi dovrebbe avere con sé. Devono essere tenuti in luoghi sicuri e appartati, ma abbastanza facilmente accessibili. Puoi fare copie elettroniche e regolari dei documenti: probabilmente ti saranno utili. In ogni caso, un'accurata conservazione e un accurato smistamento dei documenti contribuiranno a mantenerli al sicuro.